Manuelle Zusammenführung oder Trennung in Unify einrichten und nutzen

Abgleichs- und Duplikatsregeln in Salesforce einrichten

• Um Duplikate manuell zu identifizieren und zu analysieren, können Sie eine manuelle DQE-Dedupe-Regel aktivieren, die die Standard-Salesforce- Komponente Potential Duplicates ersetzt.
• Um eine manuelle Dedupe-Regel zu aktivieren, führen Sie einen Dedupe-Prozess für das Objekt aus, das Sie analysieren möchten, zum Beispiel Lead, Account oder Contact.

Dadurch werden die benutzerdefinierten DQE-Felder erzeugt. So erstellen Sie manuelle Regeln:

• Suchen und wählen Sie unter Setup Matching Rules aus.
• Klicken Sie auf New Rule, wählen Sie das Objekt aus und klicken Sie auf Next.

• Geben Sie einen frei wählbaren Regelnamen ein, zum Beispiel DQE Dedupe [Object] Rule.
• Der eindeutige Name wird automatisch generiert, sobald Sie das Feld verlassen.
• Wählen Sie im Bereich Matching Criteria das Feld DQE Index Group ID aus.
• Wählen Sie unter Matching Method Exact aus.
• Klicken Sie auf Save.
• Aktivieren Sie die neue Matching Rule auf dem Hauptbildschirm.

Suchen und wählen Sie unter Setup Duplicate Rules aus.

• Klicken Sie auf New Rule und wählen Sie das Objekt aus, für das Sie die Matching Rule erstellt haben.

• Geben Sie im Feld Rule Name einen frei wählbaren Namen für die Regel ein.
• Ignorieren Sie die folgenden Felder: Action on Create, Action on Edit und Compare [Object] With.
• Wählen Sie im Feld Matching Rule die zuvor erstellte Matching Rule aus.
• Klicken Sie auf Add Rule.

Eine Listenansicht-Schaltfläche einrichten

Salesforce bietet Standardschaltflächen für Listenansichten, unter anderem Mass Quick Actions. Sie können auch eigene benutzerdefinierte Listenansicht-Schaltflächen erstellen und sie zu Listenansichten hinzufügen, wenn Ihre Schaltfläche den Anzeigetyp List Button verwendet.

Das folgende Beispiel beschreibt, wie Sie einer Account-Listenansicht eine Schaltfläche Manual Merge oder Manual Unmerge hinzufügen.

Geben Sie im Setup Object Manager in die Schnellsuche ein oder wählen Sie es aus dem Setup-Menü aus.

• Wählen Sie das Objekt Account aus.

• Wählen Sie Buttons, Links, and Actions aus.

• Wählen Sie oben rechts New Button or Link aus.

Geben Sie eine Beschriftung für Ihre benutzerdefinierte Schaltfläche ein, zum Beispiel Manual Merge.

Das Feld Name wird automatisch ausgefüllt.

Wählen Sie unter Display Type List Button aus und aktivieren Sie Display Checkboxes (for Multi-Record Selection).

Stellen Sie Behavior auf Display in existing window with sidebar.

Stellen Sie Content Source auf URL.

Im Formula Editor:

• Stellen Sie Select Field Type auf Account und geben Sie für die Zusammenführung (merge) folgenden Text ein:

/flow/dqeone/manual_duplicate_flow

• Stellen Sie Select Field Type auf Account und geben Sie für die Trennung (unmerge) folgenden Text ein:

/flow/dqeone/manual_unmerge_duplicate_flow

Ihre Seite New Button or Link sollte nun so aussehen:

• Speichern Sie Ihre benutzerdefinierte Schaltfläche.

• Wählen Sie auf der Seite Object Manager | Account im linken Bereich List View Button Layout aus.

• Klicken Sie rechts auf die Dropdown-Schaltfläche und wählen Sie Edit aus.

• Wählen oder entfernen Sie die Standardschaltflächen, die in Ihrer Listenansicht angezeigt werden sollen.

Wählen Sie im Abschnitt Custom Buttons Ihre neu erstellte benutzerdefinierte Schaltfläche aus und verschieben Sie sie mit dem Pfeil nach Selected Buttons.

• Speichern Sie Ihre Account-Listenansicht.

Nachdem Sie einen Prozess für das ausgewählte Objekt ausgeführt haben – in diesem Beispiel Account –, sehen Sie rechts eine Schaltfläche Manual Merge.

Dubletten zusammenführen

Sobald die Schaltfläche vorhanden ist, wählen Sie die zusammenzuführenden Datensätze in der Listenansicht aus und klicken Sie auf Manual Merge. Sie durchlaufen drei Schritte, jeweils eine Dublettengruppe nach der anderen (angezeigt als "Potential Duplicate Records: Group n / total"):

• Select Records — eine Tabelle listet die Dublettenkandidaten mit jeweils einem Kontrollkästchen auf. Über das Zahnrad-Symbol ("Edit Layout Field") wählen Sie ein Regelwerk/Mapping und die zu vergleichenden Felder aus. Sie müssen mindestens zwei Datensätze markieren, um fortzufahren.
• Select Values — eine Feld-für-Feld-Vergleichstabelle. Für jedes Feld wählen Sie per Optionsfeld, welcher Datensatzwert übernommen werden soll; nicht bearbeitbare Felder werden als einfacher Text angezeigt.
• Merge — ein Bestätigungsbildschirm ("Confirm merge — We're ready to merge these records") mit dem Hinweis, dass Sie diese Datensätze zusammenführen werden. Klicken Sie auf Merge und bestätigen Sie erneut im erscheinenden Dialog.

Mit Skip können Sie eine Gruppe überspringen, statt sie zusammenzuführen. Sobald alle Gruppen bearbeitet wurden, sehen Sie eine Bestätigung, dass alle Gruppen zusammengeführt sind.

Sie können denselben Bildschirm auch direkt über einen Datensatz erreichen: Findet DQE One mögliche Dubletten für den gerade angezeigten Datensatz, zeigt eine kleine Karte "We found n potential duplicates for this Record" mit einer Schaltfläche View Duplicates, die denselben schrittweisen Ablauf für diesen Datensatz öffnet.

"Use Salesforce Default Merge" — vor dem Zusammenführen lesen

Im Schritt Merge steht für Lead, Contact, Account und Case ein Kontrollkästchen Use Salesforce Default Merge zur Verfügung (für andere Objekte wird es nicht angeboten). Diese Entscheidung ist wichtiger, als der Wortlaut vermuten lässt:

• Aktiviert: Es wird die native Salesforce-Zusammenführung verwendet. Die zusammengeführten Datensätze werden tatsächlich gelöscht. Dies ist nicht rückgängig zu machen — der Hinweis auf dem Bildschirm, dass Sie die Zusammenführung "nicht rückgängig machen können", trifft für diese Option zu.
• Deaktiviert (Standard): DQE One ordnet die Dublettendatensätze selbst neu zu, statt die native Salesforce-Zusammenführung zu nutzen. Dabei wird festgehalten, was sich geändert hat, sodass dies später über Manual Unmerge (siehe unten) rückgängig gemacht werden kann.

Wenn Sie eine Zusammenführung später eventuell rückgängig machen müssen, lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert.

Eine Zusammenführung rückgängig machen (Unmerge)

Richten Sie eine Schaltfläche Manual Unmerge auf dieselbe Weise wie oben ein (gleiche Schritte, stattdessen mit /flow/dqeone/manual_unmerge_duplicate_flow). Klicken Sie in der Listenansicht darauf, um Datensätze wiederherzustellen, die über den oben beschriebenen Nicht-Standard-Weg zusammengeführt wurden. Sie durchlaufen zwei Schritte, wieder eine Gruppe nach der anderen:

• Record Preview — eine Tabelle zeigt Feld für Feld den aktuellen Wert neben dem Wert, auf den er zurückgesetzt wird ("NEW VALUE" / "CURRENT VALUE").
• Unmerge — ein Bestätigungsbildschirm ("Confirm unmerge — We're ready to unmerge this record") mit dem Hinweis, dass Sie diese Gruppe trennen werden. Klicken Sie auf Unmerge und bestätigen Sie erneut im erscheinenden Dialog.

Unmerge funktioniert nur für Zusammenführungen, die ohne "Use Salesforce Default Merge" durchgeführt wurden — war dieses Kästchen bei der ursprünglichen Zusammenführung aktiviert, hat die native Salesforce-Zusammenführung die anderen Datensätze endgültig gelöscht, und es gibt nichts mehr, was Unmerge wiederherstellen könnte.

Gut zu wissen

• Sie benötigen mindestens zwei ausgewählte Datensätze, um eine Zusammenführung zu starten.
• "Use Salesforce Default Merge" ist nur für Lead, Contact, Account und Case verfügbar.
• Gruppen werden einzeln bearbeitet; Sie können jede Gruppe überspringen, ohne sie zusammenzuführen oder zu trennen.