Configurar y usar la fusión o separación manual de Unify

Configurar las reglas de coincidencia y de duplicados en Salesforce

• Para identificar y analizar duplicados manualmente, puede activar una regla de desduplicación manual de DQE que sustituye al componente estándar de Salesforce Potential Duplicates.
• Para activar una regla de desduplicación manual, ejecute un proceso de desduplicación sobre el objeto que desea analizar, por ejemplo Lead, Account o Contact.

Esto genera los campos personalizados de DQE. Para crear reglas manuales:

• En Setup, busque y seleccione Matching Rules.
• Haga clic en New Rule, seleccione el objeto y haga clic en Next.

• Indique un nombre de regla libre, por ejemplo DQE Dedupe [Object] Rule.
• El nombre único se genera automáticamente al salir del campo.
• En el área Matching Criteria, seleccione el campo DQE Index Group ID.
• En Matching Method, seleccione Exact.
• Haga clic en Save.
• Active la nueva Matching Rule en la pantalla principal.

En Setup, busque y seleccione Duplicate Rules.

• Haga clic en New Rule y seleccione el objeto en el que creó la Matching Rule.

• En el campo Rule Name, introduzca un nombre libre para la regla.
• Ignore los siguientes campos: Action on Create, Action on Edit y Compare [Object] With.
• En el campo Matching Rule, seleccione la matching rule que creó anteriormente.
• Haga clic en Add Rule.

Configurar un botón de vista de lista

Salesforce ofrece botones estándar para las vistas de lista, incluyendo Mass Quick Actions. También puede crear sus propios botones de vista de lista personalizados y añadirlos a las vistas de lista cuando su botón use el tipo de visualización List Button.

El siguiente ejemplo describe cómo añadir un botón Manual Merge o Manual Unmerge a una vista de lista de Account.

Desde Setup, escriba Object Manager en Quick Find, o selecciónelo desde el menú Setup.

• Seleccione el objeto Account.

• Seleccione Buttons, Links, and Actions.

• Seleccione New Button or Link en la parte superior derecha.

Indique una etiqueta para su botón personalizado, por ejemplo Manual Merge.

El campo Name se rellena automáticamente.

En Display Type, seleccione List Button y active Display Checkboxes (for Multi-Record Selection).

Establezca Behavior en Display in existing window with sidebar.

Establezca Content Source en URL.

En el editor de fórmulas (Formula Editor):

• Establezca Select Field Type en Account e introduzca el siguiente texto para la fusión (merge):

/flow/dqeone/manual_duplicate_flow

• Establezca Select Field Type en Account e introduzca el siguiente texto para la separación (unmerge):

/flow/dqeone/manual_unmerge_duplicate_flow

Su página New Button or Link debería verse así:

• Guarde su botón personalizado.

• Desde la página Object Manager | Account, seleccione List View Button Layout en el panel izquierdo.

• A la derecha, haga clic en el botón desplegable y seleccione Edit.

• Seleccione o deseleccione los botones estándar que desea mostrar en su vista de lista.

En la sección Custom Buttons, seleccione el botón personalizado que acaba de crear y use la flecha para moverlo a Selected Buttons.

• Guarde su vista de lista de Account.

Después de ejecutar un proceso para el objeto seleccionado —Account en este ejemplo— verá un botón Manual Merge a la derecha.

Fusionar registros duplicados

Una vez colocado el botón, seleccione los registros a fusionar en la lista y haga clic en Manual Merge. Pasará por tres pasos, un grupo de duplicados a la vez (mostrado como «Potential Duplicate Records: Group n / total»):

• Select Records — una tabla lista los duplicados candidatos con una casilla cada uno. El icono de engranaje («Edit Layout Field») permite elegir un conjunto de reglas / mapeo y los campos a comparar. Debe marcar al menos dos registros para poder continuar.
• Select Values — una tabla de comparación campo por campo. Para cada campo, elija con un botón de opción qué valor del registro debe prevalecer; los campos no editables se muestran como texto simple.
• Merge — una pantalla de confirmación («Confirm merge — We're ready to merge these records») con una advertencia de que va a fusionar estos registros. Haga clic en Merge y confirme de nuevo en el cuadro de diálogo que aparece.

Puede usar Skip para omitir un grupo sin fusionarlo. Una vez gestionados todos los grupos, verá una confirmación de que todos los grupos están fusionados.

También puede acceder a la misma pantalla directamente desde un registro: si DQE One encuentra duplicados potenciales para el registro que está viendo, una pequeña tarjeta muestra «We found n potential duplicates for this Record» con un botón View Duplicates que abre el mismo proceso paso a paso para ese registro.

«Use Salesforce Default Merge» — lea esto antes de fusionar

En el paso Merge, hay disponible una casilla llamada Use Salesforce Default Merge para Lead, Contact, Account y Case (no se ofrece para otros objetos). Esta elección importa más de lo que su texto sugiere:

• Marcada: se utiliza la fusión nativa de Salesforce. Los registros fusionados se eliminan realmente. Esto no es reversible — la advertencia en pantalla de que "no se puede deshacer la fusión" es exacta para esta opción.
• Sin marcar (opción predeterminada): DQE One reasigna los registros duplicados por sí mismo en lugar de usar la fusión nativa de Salesforce. Esto conserva un registro de lo que cambió, lo que significa que se puede deshacer más tarde mediante Manual Unmerge, descrito a continuación.

Si cree que podría necesitar deshacer una fusión más adelante, deje esta casilla sin marcar.

Deshacer una fusión (Unmerge)

Cree un botón Manual Unmerge de la misma forma que arriba (los mismos pasos, usando /flow/dqeone/manual_unmerge_duplicate_flow en su lugar). Haga clic en él en la lista para restaurar registros fusionados mediante la ruta no predeterminada anterior. Pasará por dos pasos, de nuevo un grupo a la vez:

• Record Preview — una tabla muestra, campo por campo, el valor actual junto al valor al que volverá («NEW VALUE» / «CURRENT VALUE»).
• Unmerge — una pantalla de confirmación («Confirm unmerge — We're ready to unmerge this record») con una advertencia de que va a separar este grupo. Haga clic en Unmerge y confirme de nuevo en el cuadro de diálogo que aparece.

Unmerge solo funciona para fusiones realizadas sin «Use Salesforce Default Merge» — si esa casilla estaba marcada cuando se realizó la fusión original, la fusión nativa de Salesforce eliminó los demás registros de forma definitiva, y no queda nada que Unmerge pueda restaurar.

Algo más que debe saber

• Necesita al menos dos registros seleccionados para iniciar una fusión.
• «Use Salesforce Default Merge» solo está disponible para Lead, Contact, Account y Case.
• Los grupos se gestionan de uno en uno; puede omitir cualquier grupo sin fusionarlo ni separarlo.