Configurer et utiliser la fusion ou défusion manuelle Unify

Configurer les règles de correspondance et de doublons dans Salesforce

• Pour identifier et analyser les doublons manuellement, vous pouvez activer une règle de dédoublonnage manuel DQE qui remplace le composant Salesforce standard Potential Duplicates.
• Pour activer une règle de dédoublonnage manuel, exécutez un processus de dédoublonnage sur l'objet que vous souhaitez analyser, par exemple Lead, Account ou Contact.

Cela génère les champs personnalisés DQE. Pour créer des règles manuelles :

• Dans Setup, recherchez et sélectionnez Matching Rules.
• Cliquez sur New Rule, sélectionnez l'objet, puis cliquez sur Next.

• Indiquez un nom de règle libre, par exemple DQE Dedupe [Object] Rule.
• Le nom unique est généré automatiquement lorsque vous quittez le champ.
• Dans la zone Matching Criteria, sélectionnez le champ DQE Index Group ID.
• Dans Matching Method, sélectionnez Exact.
• Cliquez sur Save.
• Activez la nouvelle Matching Rule sur l'écran principal.

Dans Setup, recherchez et sélectionnez Duplicate Rules.

• Cliquez sur New Rule et sélectionnez l'objet sur lequel vous avez créé la Matching Rule.

• Dans le champ Rule Name, saisissez un nom libre pour la règle.
• Ignorez les champs suivants : Action on Create, Action on Edit et Compare [Object] With.
• Dans le champ Matching Rule, sélectionnez la matching rule que vous avez créée précédemment.
• Cliquez sur Add Rule.

Configurer un bouton de vue de liste

Salesforce propose des boutons standard pour les vues de liste, notamment Mass Quick Actions. Vous pouvez aussi créer vos propres boutons de vue de liste personnalisés et les ajouter aux vues de liste lorsque votre bouton utilise le type d'affichage List Button.

L'exemple suivant décrit comment ajouter un bouton Manual Merge ou Manual Unmerge à une vue de liste Account.

Depuis Setup, tapez Object Manager dans Quick Find, ou sélectionnez-le depuis le menu Setup.

• Sélectionnez l'objet Account.

• Sélectionnez Buttons, Links, and Actions.

• Sélectionnez New Button or Link en haut à droite.

Indiquez un libellé pour votre bouton personnalisé, par exemple Manual Merge.

Le champ Name est renseigné automatiquement.

Pour Display Type, sélectionnez List Button et activez Display Checkboxes (for Multi-Record Selection).

Réglez Behavior sur Display in existing window with sidebar.

Réglez Content Source sur URL.

Dans l'éditeur de formule (Formula Editor) :

• Réglez Select Field Type sur Account et saisissez le texte suivant pour la fusion (merge) :

/flow/dqeone/manual_duplicate_flow

• Réglez Select Field Type sur Account et saisissez le texte suivant pour la défusion (unmerge) :

/flow/dqeone/manual_unmerge_duplicate_flow

Votre page New Button or Link devrait ressembler à ceci :

• Enregistrez votre bouton personnalisé.

• Depuis la page Object Manager | Account, sélectionnez List View Button Layout dans le panneau de gauche.

• Sur la droite, cliquez sur le bouton déroulant et sélectionnez Edit.

• Sélectionnez ou désélectionnez les boutons standard à afficher sur votre vue de liste.

Dans la section Custom Buttons, sélectionnez le bouton personnalisé que vous venez de créer et utilisez la flèche pour le déplacer vers Selected Buttons.

• Enregistrez votre vue de liste Account.

Après avoir exécuté un processus pour l'objet sélectionné — Account dans cet exemple — vous verrez un bouton Manual Merge sur la droite.

Fusionner des doublons

Une fois le bouton en place, sélectionnez les enregistrements à fusionner dans la liste et cliquez sur Manual Merge. Vous passez par trois étapes, un groupe de doublons à la fois (affiché comme « Potential Duplicate Records: Group n / total ») :

• Select Records — un tableau liste les doublons candidats avec une case à cocher chacun. L'icône d'engrenage (« Edit Layout Field ») permet de choisir un jeu de règles / mapping et les champs à comparer. Il faut cocher au moins deux enregistrements pour continuer.
• Select Values — un tableau de comparaison champ par champ. Pour chaque champ, choisissez via un bouton radio la valeur du record qui doit l'emporter ; les champs non modifiables sont affichés en texte simple.
• Merge — un écran de confirmation (« Confirm merge — We're ready to merge these records ») avec un avertissement indiquant que vous allez fusionner ces enregistrements. Cliquez sur Merge, puis confirmez à nouveau dans la boîte de dialogue qui apparaît.

Vous pouvez utiliser Skip pour passer un groupe sans le fusionner. Une fois tous les groupes traités, un message confirme que tous les groupes sont fusionnés.

Vous pouvez aussi accéder au même écran directement depuis une fiche : si DQE One trouve des doublons potentiels pour l'enregistrement que vous consultez, une petite carte affiche « We found n potential duplicates for this Record » avec un bouton View Duplicates qui ouvre le même parcours étape par étape pour cet enregistrement.

« Use Salesforce Default Merge » — à lire avant de fusionner

À l'étape Merge, une case à cocher Use Salesforce Default Merge est disponible pour Lead, Contact, Account et Case (elle n'est pas proposée pour les autres objets). Ce choix compte plus que son libellé ne le laisse penser :

• Cochée : la fusion native de Salesforce est utilisée. Les enregistrements fusionnés sont réellement supprimés. Ce n'est pas réversible — l'avertissement à l'écran indiquant que vous « can't undo merging » est exact pour cette option.
• Décochée (par défaut) : DQE One réaffecte lui-même les enregistrements doublons au lieu d'utiliser la fusion native Salesforce. Cela conserve une trace de ce qui a changé, ce qui veut dire que ça peut être annulé ensuite via Manual Unmerge, décrit ci-dessous.

Si vous pensez pouvoir avoir besoin d'annuler une fusion plus tard, laissez cette case décochée.

Annuler une fusion (Unmerge)

Créez un bouton Manual Unmerge de la même façon que ci-dessus (mêmes étapes, en utilisant /flow/dqeone/manual_unmerge_duplicate_flow à la place). Cliquez dessus dans la liste pour restaurer des enregistrements fusionnés via le chemin non-par-défaut ci-dessus. Vous passez par deux étapes, à nouveau un groupe à la fois :

• Record Preview — un tableau montre, champ par champ, la valeur actuelle à côté de la valeur vers laquelle elle reviendra (« NEW VALUE » / « CURRENT VALUE »).
• Unmerge — un écran de confirmation (« Confirm unmerge — We're ready to unmerge this record ») avec un avertissement indiquant que vous allez défusionner ce groupe. Cliquez sur Unmerge, puis confirmez à nouveau dans la boîte de dialogue qui apparaît.

Unmerge ne fonctionne que pour les fusions effectuées sans « Use Salesforce Default Merge » — si cette case était cochée lors de la fusion d'origine, la fusion native Salesforce a réellement supprimé les autres enregistrements, et il ne reste rien à restaurer pour Unmerge.

Bon à savoir

• Il faut au moins deux enregistrements sélectionnés pour démarrer une fusion.
• « Use Salesforce Default Merge » n'est disponible que pour Lead, Contact, Account et Case.
• Les groupes sont traités un par un ; vous pouvez passer n'importe quel groupe sans le fusionner ni le défusionner.